Medewerker Secretariaat

Medewerker Secretariaat 

Voor 28 uur per week in Haarlem 

Werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag en donderdagochtend 

min. € 2.752,00 max. € 3.974,00(schaal 7) 

Ben jij een echte regelaar die graag overzicht houdt in een drukke werkomgeving? En werk je nauwkeurig met vertrouwelijke informatie? Dan is deze afwisselende functie bij Veilig Thuis Kennemerland iets voor jou. Als medewerker secretariaat zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en bied je onmisbare ondersteuning aan collega’s en het management. 

Dit ga je doen 

Samen met 3 collega’s vorm je het secretariaat van Veilig Thuis. Je neemt binnenkomende telefonische oproepen aan en verricht ondersteunende werkzaamheden van diverse aard ten behoeve van de medewerkers van het primaire proces, teamcoördinatoren en leden van het managementteam. Je maakt nieuwe meldingen aan in cliëntdossiers en attendeert op gemaakte afspraken en te ondernemen acties. Je houdt deadlines in de gaten van klachtendossiers en inzageverzoeken. Je verwerkt post, handelt algemene en vertrouwelijke correspondentie en vertrouwelijke stukken af.  

Verder:  

• Ondersteun je de directiesecretaresse bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen; 
• Doe je verslaglegging van teamoverleggen;
• Ondersteun je collega’s met vragen over Clavis, Office 365en printers; 
• Reserveer je externe locaties voor vergaderingen/bijeenkomsten en organiseer je teamuitjes en vieringen van jubilea;
• Bestel je materialen, o.a. folders en materialen voorraadbeheer/kantoorartikelen.

Ons Team 

Veilig Thuis Kennemerland bestaat uit verschillende teams: Acute Onveiligheid, Stabiele Veiligheid, Bureaudienst, Secretariaat, Expertise en Kwaliteit en Innovatie. Een aantal teams hebben een teamcoördinator, de teams worden aangestuurd door drie managers. Je valt onder de directe aansturing van 1 van de Managers Veilig Thuis. Bij Veilig Thuis werken ongeveer 100 medewerkers. 

Wanneer passen wij bij elkaar? 

Als jij energie krijgt van een omgeving waar veel gebeurt en je moeiteloos schakelt tussen taken, ook bij onverwachte situaties. Je kunt discreet omgaan met complexe en privacygevoelige informatie, je kunt hierin de juiste balans vinden tussen betrokkenheid en een gezonde professionele distantie. Je blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. 

Verder: 

• Heb je MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond in een soortgelijke functie;
• Ben je bekend met het gebruik van systemen van Office 365 (Word, Excel, Outlook en Microsoft).

 
Dit krijg jij van ons:  

Als Medewerker Secretariaat versterk je ons 28 uur per week. In verband met de verdeling van de werkdagen, gaat onze voorkeur uit naar: maandag, dinsdag, woensdag en donderdagochtend. 

De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn op basis van 36 uur per week:  

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald in schaal7 (min.€2.752,-00max. €3.974,00.We werken met vaste salarisschalen;
• Mooi vooruitzicht: Per 1 augustus 2026 wordt het salaris met 3,1% verhoogd, dit is nog niet verwerkt in de huidige salarisindicatie.
• Aangevuld met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van het bruto jaarsalaris. Extra verlofuren? Een nieuwe fiets? Vakantiegeld? Jij bepaalt! 
• Tijdelijke aanstelling voor een jaar met uitzicht op vast dienstverband;
• Op zoek naar nog meer spanning naast je werk? Je kunt een nevenfunctie vervullen in onze crisisorganisatie. Zodra jouw pieper gaat, kom je in actie. Bijvoorbeeld bij een grote brand, een vliegtuigongeval, uitbraak van infectieziekten of een tunnelincident;
• Hybride werken: jouw werkzaamheden bepalen waar en wanneer je aan het werk bent. Zo kun je gemakkelijker werk en privé combineren. Wij bieden jou ook vergoedingen aan voor thuiswerken en thuiswerkmiddelen;
• Wij bieden verschillende trainingen en opleidingen aan om je te blijven ontwikkelen in je functie of op persoonlijk vlak.

Solliciteren? 

Enthousiast geworden? Wij ontvangen graag jouw sollicitatie. Je kunt uiterlijk reageren tot en met 5 juli. De gesprekken staan gepland in de week van 6 juli. We hopen dat je hiermee alvast rekening kunt houden en anders plannen we samen een ander moment. 

Heb je vragen? Neem dan contact op met onze collega Yna Pothoven, Manager Veilig Thuis, via ypothoven@veiligthuis-ken.nl, telefoonnummer 06-81077853. 

Veilig Thuis 

De visie van Veilig Thuis Kennemerland is dat geweld achter de voordeur niet acceptabel is! Acht gemeenten, één advies- en meldpunt: Veilig Thuis Kennemerland. Onze missie is het voorkomen en stoppen van huiselijk geweld en kindermishandeling en het duurzaam borgen van de veiligheid van alle betrokkenen. Bij acute of structurele onveiligheid doen wij een interventie, onderzoek en stellen we voorwaarden waarna wij overdragen naar passende zorg. Tevens zet Veilig Thuis Kennemerland zich in om ondersteuning te bieden bij slachtoffers van seksueel geweld, eer gerelateerd geweld, radicalisering, ouderenmishandeling en binnenlandse mensenhandel.  

Kijk voor meer informatie over Veilig Thuis op www.veiligthuis-ken.nl.  

Wil je alvast hóren wat het werk van Veilig Thuis inhoudt, wat onze medewerkers zoal meemaken en wat dat met hen doet? Luister via Spotify dan naar de podcast ‘Dit is Veilig Thuis’. https://open.spotify.com/show/3aDGS9FpXPUwKy0SISht6f  

Onze organisatie 

Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) werkt voor 9 gemeenten. Met ongeveer 1.400 collega’s zetten wij ons elke dag in voor veiligheid en gezondheid in de regio. De VRK bestaat uit de GGD/Publieke Gezondheid (GHOR, Ambulancezorg, Algemene Gezondheidszorg, Infectieziektebestrijding, Jeugdgezondheidszorg, Zorg en Veiligheidshuis en Veilig Thuis), de Brandweer, Crisisbeheersing Kennemerland, Meldkamer Noord-Holland en ondersteunende afdelingen. 

We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt. Een plek waar verschillen juist van waarde zijn.  

Wij zoeken zelf nieuwe collega’s. Reacties van bureaus nemen we niet in behandeling.  

Deze vacature is zowel intern als extern uitgezet.